Beste KI Notizen App Meetings 2026: 6 Tools im Vergleich
Zusammenfassung
Die beste KI Notizen App Meetings 2026 hängt davon ab, wie deine Meetings ablaufen. Fathom gewinnt für die meisten Ops-Teams, weil der Gratisplan unbegrenzt ist und die beste Bewertung bei G2 hat. Fireflies passt zu CRM-lastigen Teams, Granola zu Mac-Nutzern ohne Bot und TicNote zu Meetings vor Ort. Alle Preise, Limits und Bewertungen wurden am 9. Oktober 2026 gegen Anbieterseiten und G2 geprüft.
Sechs KI-Notiz-Tools verglichen nach Limits im Gratisplan, Aufnahmemethode, CRM-Sync, öffentlichen Bewertungen und Preis, damit du das Tool wählst, das dein Ops-Team wirklich nutzt.
At-a-glance
| Fathom | Fireflies.ai | Granola | tl;dv | TicNote | Otter.ai | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bezahlte Pläne ab (pro Nutzer, jährlich abgerechnet) | $16 Premium, $15 Team | $10 Pro, $19 Business | $14 Business | Etwa $18 Pro (Drittanbieter-Listings) | Bezahlte Tarife je nach Plan, laut letzter Prüfung etwa $15 pro Monat | $8.33 Pro, $19.99 Business |
| Limits im Gratisplan | Unbegrenzte Aufnahmen und Transkripte, sofortige Zusammenfassungen | Unbegrenzte Transkription, begrenzte KI-Zusammenfassungen, 20 KI-Credits | 30 Tage Meeting-Verlauf, KI-Chat im Automatik-Modus | Dauerhaft kostenlos, mit begrenzten KI-Zusammenfassungen | 300 Transkriptionsminuten im Monat, 30 Minuten pro Web-Aufnahme | 300 Minuten im Monat, 30 Minuten pro Unterhaltung, insgesamt 3 Importe |
| Wie das Meeting erfasst wird | Mit oder ohne Bot (ohne Bot ist eine Mac-Beta) | Meeting-Bot oder Chrome-Erweiterung ohne Bot | Ohne Bot, nimmt das Geräteaudio auf dem Mac auf | Mit oder ohne Bot, laut Startseite | Chrome-Erweiterung, Uploads oder ein TicNote-Recorder-Gerät | Meeting-Bot tritt Zoom, Teams und Google Meet bei |
| CRM und Integrationen | CRM-Feldsync im Business-Tarif, Slack, Zapier, Claude und ChatGPT | Alle Integrationen in jedem Plan, API-Zugang, CRM-Push | Notion, Zapier, HubSpot und API im Business-Tarif | Slack, CRM und Automatisierungs-Apps | Export nach Notion und Obsidian, API-Skill im Professional-Tarif | Salesforce, HubSpot und Zapier in den bezahlten Plänen |
| Öffentliche Kundenbewertung | 5.0 auf G2 (rund 6,900 Bewertungen) | 4.8 auf G2 | 4.7 auf G2 (34 Bewertungen) | 4.7 auf G2 (546 Bewertungen) | Keine aussagekräftige Gesamtbewertung gefunden | 4.4 auf G2 (rund 500 Bewertungen) |
| Bester Einsatz | Kostenlos, verlässliche Notizen für Einzelpersonen und kleine Teams | Teams, die tiefe Integrationen und Analysen wollen | Mac-Nutzer, die keinen Bot im Meeting wollen | Teams, die Clips und eine durchsuchbare Bibliothek teilen | Meetings vor Ort und fertige Dokumente | Live-Transkription und schnelles Teilen im Team |
Fathom
- Der Gratisplan hat unbegrenzte Aufnahmen, Transkripte und sofortige KI-Zusammenfassungen
- Höchste öffentliche Bewertung der Kategorie: 5.0 auf G2 bei rund 6,900 Bewertungen
- Der Team-Tarif kostet $15 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung und enthält Ordner, Kommentare und Playlists
- Business ergänzt CRM-Feldsync und Coaching-Kennzahlen für Vertriebs- und CS-Teams
- Aufnahme ohne Bot ist noch eine Mac-Beta, deshalb sieht die Mehrheit einen sichtbaren Meeting-Bot
- Eigene Zusammenfassungen und CRM-Feldsync liegen hinter dem Business-Tarif für $25 pro Nutzer
Der sichere Standard: großzügiger Gratisplan, starke Bewertungen und ein sauberer Weg zum Upgrade.
Fireflies.ai
- Unbegrenzte Transkription im Gratisplan, in mehr als 100 Sprachen
- Pro kostet $10 pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung, der günstigste Bezahltarif hier
- Business ergänzt Gesprächsintelligenz, Team-Analysen und unbegrenzten Speicher
- API-Zugang in jedem Plan, auch im Gratisplan, für eigene Workflows
- Der Gratisplan begrenzt KI-Zusammenfassungen und bietet nur 400 Minuten Speicher pro Team
- KI-Credits sind ein zweiter Verbrauchszähler, den du bei intensiver Nutzung im Blick behalten musst
Wähle es, wenn die Notizen in ein CRM oder in eine Analyseebene fließen sollen.
Granola
- Nimmt das Audio des Geräts auf, deshalb erscheint kein Bot in der Teilnehmerliste
- Notizen verbinden deine eigenen getippten Stichpunkte mit dem Transkript, so bleibt der Kontext erhalten
- Business für $14 pro Nutzer und Monat schaltet unbegrenzten Verlauf, Notion, HubSpot und API frei
- Die MCP-Integration lässt Claude und ChatGPT deine Meeting-Notizen lesen
- Der Gratisplan behält nur 30 Tage Meeting-Verlauf
- Integrationen und Follow-up-E-Mails sind dem bezahlten Business-Tarif vorbehalten
Die ruhige Wahl für Leute, die viele Calls führen, bei denen ein Bot stören würde.
tl;dv
- Gratisplan dauerhaft kostenlos mit Aufnahmen und Transkripten laut Startseite des Anbieters
- Bewertet mit 4.7 auf G2 bei 546 Bewertungen
- Die Startseite wirbt mit Aufnahme ohne Bot für Zoom, Meet und Teams
- Clips und geteilte Bibliotheken eignen sich für die Übergabe zwischen Produkt, Support und Vertrieb
- Die offizielle Preisseite lädt dynamisch, und Drittanbieter nennen für Business einen Preis nahe $59 pro Nutzer
- Der Gratisplan begrenzt KI-Zusammenfassungen laut Preisübersichten von Drittanbietern
Stark für Teams, die Meeting-Momente wiederverwenden, sofern du die aktuellen Planlimits prüfst.
TicNote
- Der Free Cloud Plan enthält 300 Transkriptionsminuten im Monat und unbegrenzte Aufnahme-Zusammenfassungen
- Jedes TicNote-Gerät kommt mit 600 kostenlosen Transkriptionsminuten pro Monat
- Erstellt Mindmaps, Übersetzungen und Berichte und exportiert nach Notion und Obsidian
- Hardware-Recorder decken Räume ab, in denen kein Meeting-Bot laufen kann
- Kostenlose Web-Aufnahmen sind auf je 30 Minuten begrenzt
- Eine aussagekräftige Gesamtbewertung war nicht verfügbar, die unabhängige Bestätigung ist also dünn
- Der KI-Meeting-Agent gibt es nur im Enterprise-Tarif
Eine kostenlose Testphase lohnt sich, wenn deine Meetings in einem Raum stattfinden und nicht im Videocall.
Otter.ai
- Live-Transkription und Sprechererkennung sind ausgereift und schnell
- Pro kostet $8.33 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung
- Business bietet unbegrenzte Meetings und bis zu vier Stunden pro Meeting
- Integrationen mit Salesforce, HubSpot und Zapier in den bezahlten Plänen
- Der Gratisplan erlaubt nur 30 Minuten pro Unterhaltung und insgesamt 3 Datei-Importe
- Die G2-Bewertung von 4.4 liegt hinter Fathom, Fireflies und tl;dv
Verlässlich für Live-Untertitel und geteilte Notizen, doch der Gratisplan ist hier der knappste.
Verdict
Fathom ist für die meisten Ops-Teams 2026 das beste KI-Notiz-Tool: kostenlos, unbegrenzt und am besten bewertet. Für CRM- und Analysetiefe wähle Fireflies, für Aufnahmen ohne Bot auf dem Mac Granola und für Meetings vor Ort TicNote.
How we tested
Dieses Ranking basiert auf Schreibtischrecherche, nicht auf Labortests. Am 9. Oktober 2026 haben wir die Preis- und Funktionsseiten jedes Anbieters gelesen, von jeder Startseite einen Live-Screenshot gemacht und die öffentlichen Bewertungen auf G2 gegengeprüft. Wenn eine Anbieterseite keinen Preis zeigte oder nicht lud, sagen wir das und zitieren Drittanbieter-Listings. Die Scores laufen von 0 bis 5 und gewichten Limits im Gratisplan, Aufnahmemethode, Integrationstiefe, Preis pro Nutzer und öffentliche Bewertungen. Sie sind redaktionelle Einschätzungen, keine Benchmark-Ergebnisse. TicNote ist ein Affiliate-Partner dieser Seite. Es rangiert auf Platz fünf, weil seine öffentliche Bewertungsbasis dünn ist, und seine Stärken werden als spezifisch für Aufnahmen vor Ort beschrieben.
Briefing in 30 Sekunden. Die beste KI Notizen App Meetings für die meisten Ops-Teams 2026 ist Fathom. Der Gratisplan hat unbegrenzte Aufnahmen und sofortige Zusammenfassungen, dazu die beste Bewertung der Liste: 5.0 auf G2. Fireflies gewinnt bei Integrationen, Granola bei Aufnahmen ohne Bot, TicNote bei Meetings vor Ort. Alle Preise, Limits und Bewertungen stammen vom 9. Oktober 2026.
Was ein KI-Notiz-Tool wirklich tut
Ein KI-Notiz-Tool nimmt ein Meeting auf, transkribiert es und liefert eine Zusammenfassung mit Aufgaben. Das ist 2026 die Grundausstattung. Jedes Tool hier kann das.
Die echten Unterschiede liegen an drei Stellen. Wie das Tool dem Call beitritt. Was es danach mit den Notizen macht. Und was du zahlst, wenn der Gratisplan endet.
Wenn du Ops betreibst, zählt der zweite Punkt am meisten. Eine Zusammenfassung, die niemand liest, ist eine verschwendete Aufnahme. Eine Zusammenfassung, die als Aufgabe im CRM (Customer-Relationship-Management-System) landet, spart pro Call rund fünfzehn Minuten.
So haben wir verglichen
Die Matrix ist bewusst kurz gehalten. Sechs Kriterien, sechs Tools, eine Tabelle oben auf dieser Seite.
Die Kriterien sind Preis pro Nutzer, Limits im Gratisplan, Art der Aufnahme, CRM und Integrationen, öffentliche Bewertung und bester Einsatz. Jeder Wert stammt von der Preis- oder Funktionsseite des Anbieters, gelesen am 9. Oktober 2026. Die Bewertungen kommen von G2.
Einen Benchmark zur Genauigkeit der Transkription haben wir nicht gemacht. Die Genauigkeit hängt von Tonqualität, Akzenten und Teilnehmerzahl ab, und ein einzelner Test würde dich in die Irre führen. Teste deshalb zwei echte Calls, bevor du zahlst.
Die Aufnahmemethode entscheidet mehr als die Funktionen
Die meisten Käufer vergleichen Zusammenfassungen. Vergleiche zuerst die Aufnahme.
Ein Meeting-Bot ist ein Teilnehmer, der nach dem Tool benannt ist. Er tritt Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams bei, nimmt auf und verlässt den Call. Das funktioniert überall und nimmt auch auf, wenn du abwesend bist. Er taucht allerdings in der Teilnehmerliste auf, und manche Kunden mögen das nicht.
Aufnahme ohne Bot zeichnet das Audio deines Geräts auf. Granola macht das auf dem Mac. Fathom bietet einen Modus ohne Bot in der Beta für Mac. tl;dv wirbt auf seiner Startseite mit Aufnahme ohne Bot. Der Nachteil: Das Tool funktioniert nur, solange dein eigenes Gerät im Call ist.
TicNote nimmt einen dritten Weg. Es kombiniert einen Web- und Chrome-Erweiterungs-Workflow mit kleinen Hardware-Recordern. So erfasst du einen Konferenzraum oder einen Termin vor Ort ganz ohne Videocall.
Wähle die Methode, die zu deinem Meeting-Ort passt. Ein Außendienst-Team und ein Remote-Vertriebsteam brauchen nicht dasselbe Tool.
Gratispläne: Hier verstecken sich die echten Grenzen
Gratispläne sehen ähnlich aus und verhalten sich unterschiedlich.
Fathom bietet unbegrenzte Aufnahmen, Transkripte und sofortige Zusammenfassungen. Das ist der großzügigste Gratisplan in diesem Vergleich. Fireflies bietet ebenfalls unbegrenzte Transkription, begrenzt aber KI-Zusammenfassungen und Speicher. Otter beschränkt jede Unterhaltung auf 30 Minuten und erlaubt insgesamt 3 Datei-Importe. Granola behält im Gratisplan 30 Tage Verlauf.
Der Free Cloud Plan von TicNote enthält 300 Transkriptionsminuten im Monat, jede Web-Aufnahme ist auf 30 Minuten begrenzt. Wer ein TicNote-Gerät kauft, bekommt zusätzlich 600 kostenlose Transkriptionsminuten pro Monat.
Für eine Solo-Person, die zehn Calls pro Woche führt, reicht der Gratisplan von Fathom monatelang. Für ein Team mit fünfzehn Leuten, das geteilte Ordner und CRM-Sync braucht, zahlst du in jedem Fall.
Was ein Team mit zehn Plätzen zahlt
Nimm jährliche Abrechnung und zehn Plätze. Fireflies Pro kostet $10 pro Platz, also $100 im Monat. Fathom Team kostet $15 pro Platz, also $150. Granola Business kostet $14 pro Platz, also $140. Otter Pro kostet $8.33 pro Platz, also etwa $83.
Diese Zahlen kaufen unterschiedliche Dinge. Otter Pro begrenzt dich auf 1,200 Minuten pro Platz und 90 Minuten pro Meeting. Fireflies Pro bietet unbegrenzte Transkription, hält aber die Gesprächsanalysen für den Business-Tarif mit $19 zurück. Der Preis von Granola enthält Integrationen, aber nur im Business-Tarif.
Der Preis pro Platz ist für sich allein ein schwaches Signal. Zähle, was du brauchst: CRM-Sync, Analysen, Länge des Verlaufs. Rechne dann den Plan, der genau das enthält.
Integrationen und CRM-Sync
Wenn Notizen nie im CRM landen, bricht die Nutzung innerhalb eines Monats weg. Prüfe das zuerst.
Fathom synchronisiert Feldupdates im Business-Tarif mit dem CRM, für $25 pro Platz und Jahr. Fireflies bietet alle Integrationen in jedem Plan und eine API auch für Gratiskonten. Granola verbindet sich im Business-Tarif mit Notion, Zapier und HubSpot. Otter synchronisiert in den bezahlten Plänen mit Salesforce und HubSpot, mit Nutzerlimits in den unteren Stufen.
TicNote geht einen anderen Weg. Es exportiert nach Notion und Obsidian und bietet API-Skills im Professional-Tarif. Das passt besser zu Wissensworkflows als zu Vertriebspipelines.
Welches Tool du wählen solltest
Passe das Tool an die Aufgabe an. Kauf nicht den Sieger mit dem höchsten Score.
Solo-Operator oder kleines Team mit Videocalls: Fathom. Kostenlos, unbegrenzt und am besten bewertet.
RevOps-Team (Revenue Operations) mit CRM und Dashboard-Gewohnheit: Fireflies. Business ergänzt Gesprächsintelligenz und Team-Analysen.
Wer Bots in Meetings nicht mag: Granola auf dem Mac.
Teams, die Meeting-Momente schneiden und wiederverwenden: tl;dv.
Meetings vor Ort, Interviews, Termine beim Kunden: TicNote, mit Recorder-Gerät oder Chrome-Erweiterung.
Schnelle Live-Transkripte und einfaches Teilen: Otter.
Datenschutz und Einwilligung
Eine Aufnahme ist zuerst eine rechtliche Frage und erst danach eine Produktfrage. Die Regeln zur Einwilligung unterscheiden sich nach Land und in den USA nach Bundesstaat.
Sag den Teilnehmenden, dass du aufnimmst. Bots machen das leicht, weil sie sich selbst ankündigen. Tools ohne Bot legen diese Pflicht auf dich. Granolas Enterprise-Tarif erlaubt einem Admin, einen Hinweis verpflichtend zu machen. Fathom und Fireflies veröffentlichen SOC-2- und DSGVO-Angaben auf ihren Seiten.
Prüfe auch die Trainingsrichtlinie des Anbieters. Granola erlaubt dir, dem Training von Modellen zu widersprechen. Fireflies gibt an, dass Kundendaten nicht zum Trainieren von Modellen genutzt werden. Lies die aktuelle Richtlinie, bevor du das Tool im Team ausrollst.
Unser Ranking in je einem Satz
Fathom: bester Gratisplan und beste Bewertungen. Wähle es zuerst.
Fireflies: tiefste Integrationen und günstigster Platz im Bezahlplan.
Granola: sauberste Aufnahme ohne Bot, Mac zuerst.
tl;dv: am besten für geteilte Clips, Planlimits vorher prüfen.
TicNote: am besten für Räume und Hardware, dünne unabhängige Bewertungen.
Otter.ai: solide Live-Transkripte, knappster Gratisplan.
Dein nächster Schritt
Teste deine beiden Favoriten eine Woche lang mit echten Calls. Behalte das Tool, das dein Team tatsächlich öffnet.